לשלוח מכתב לעובד? פשוט וקל, מסרון? מתחיל להיות קצת מסובך,
דף נחיתה
? זה עוד לא הגיע למשאבי אנוש... אבל גם אם הצלחנו לעשות את זה, הבעיה מתחילה כשצריך לשלב את כל התקשורות יחדיו לאורך תהליך אחד שלם. מה שאז יקרה הוא שבמקום להשקיע את הזמן והמשאבים באסטרטגיה, נמצא את עצמנו מתעסקים באדמינסטרציה.
“כמות התפעול והלוגיסטיקה שאני מתעסקת בשביל להרים אירוע הדרכה, הזמן שאני מבזבזת כדי לנהל את הרישום לכנס חברה, אפשר לא להתעסק בשטויות ובאמת לנהל את מערכת היחסים עם העובד?"
במדריך שלפניך נציג Study Case של קבוצת החברה המרכזית לייצור ושיווק משקאות קלים” שהפכה חווית עובד מסורבלת לחווית לקוח נעימה במחצית הזמן ובפחות עלויות, הודות למערכת
האוטומטציה
החדשה שלנו,
smoove HR.
smoove HR
מאפשר:
• להוציא לפועל תהליכים אדמינסטרטיבים, שיווקיים, שירותיים באופן אוטומטי.
• להגדיר טריגרים ופעולות מראש, ולכוונן אותם מחדש גם במהלך התהליך.
•
אינטגרציה
עם מערכות חיצוניות כמו CRM ,Zapier, רשתות חברתיות ועוד.
הזמן שנחסך מפנה את העובדים שלך להתמקד במשימות הייעודיות שלשמם הוכשרו או במקרה הנוכחי לנהל אסטרטגית את מסע העובד כלקוח.
רקע
“קבוצת החברה המרכזית” היא חברת המשקאות הגדולה בישראל הגדולה בישראל ומנהלת כ – 5500 עובדים בכל רחבי הארץ, משרות שטח ומשרות רצפת ייצור כאשר רובן לא נגישות למחשב באופן ישיר.
הצורך
בשבוע אחד נפתחות לפחות 10 משרות לקידום / ניוד פנימי בתוך הארגון, כל ניהול האופרציה התפעולית של פרסום המשרות, הגשת המועמדות , ניהול אישורי המנהלים ווידוא עמידה בוותק הנדרש וכו'.
הפיתרון
יצירת תהליך אוטומציה עם טריגרים ופעולות.
יצרנו “טריגר” שמתחיל את פעולת התהליך בפרסום המשרות, פעם בשבוע או שבועיים (תלוי בתדירות הפתיחה של המשרות), הפעולה הראשונה בתהליך היא שליחת הודעת SMS / מייל לעובדים, לדוגמה: “היי דני, נפתתחו מספר משרות במסלול הירוק, לצפייה במספר המשרות, לחץ כאן".
במידה והעובד מעוניין, הוא לוחץ על הלינק ומקבל את רשימת המשרות, העובד יכול להיכנס ולראות את פרטי המשרות הרלוונטיים ולהגיש מועמדות, לאחר מכן, מקבל הודעה אוטומטית בחזרה בסגנון:“תודה על הגשת המועמדות בזמן הקרוב ייצרו קשר ממחלקת משאבי אנוש”.
במקביל יוזם תהליך האוטומציה פעולה מסוג “התראת מנהל” אשר מעדכנת את מנהל העובד על הגשת המועמדות, במידה והוותק פחות משנתיים הוא גם מבקש את אישור המנהל, רשימת המועמדים מגיעה למשאבי אנוש ואז נמשך התהליך של סינון המועמדים.
[תרשים]
התוצאה
בניית תהליך האוטומציה והטמעתו בארגון ארכה פחות משבועיים ואלו היו התוצאות:
•
חיסכון בזמן:
משך הטיפול במשרות ירד משמעותית.
•
חיסכון בכוח אדם: הקלה משמעותית בעומס על רכזות משא"נ שהובילה לחיסכון בכוח אדם.
•
שיפור חווית השירות והשקיפות.
השורה התחתונהככל שנכיר את היכולות של הכלי האוטומטי העומד לרשותנו, נגלה שכמעט כל משימה שגרתית, הדורשת מאיתנו זמן ומשאבים רבים כיום, יכולה להתייעל בעזרתו.
האוטומציה במשאבי אנוש מחליפה את מחליפה את האדם בפעולות סיזיפיות שדרשו ממנו זמן ומשאבים, ומפנה אותו להתעסק בדברים שבאמת חשוב לו להתעסק בהם.
כלי אוטומטי איכותי נמדד ביכולות שלו לשלב תחת אותה קורת גג: כלי תכנון, כלי תוכן ומנוע אוטומציה המוציא את התהליך לפועל.
את כל אלה ועוד כמובן ניתן לקבל ב smoove HR.
אילו משימות בארגון שלך היית שמח להעביר למסלול אוטומטי?